Lean Coffee, una técnica que facilita el cambio y la mejora continua de las organizaciones

¿Oíste hablar alguna vez del Lean Coffee?

Es una técnica sencilla y muy enfocada en las personas (suena Lean, claro). Ésta es una gran técnica para potenciar la cultura del cambio y la mejora continua dentro de las organizaciones a través de la conversación entre diferentes personas que no necesariamente tienen por qué tener un perfil similar (de hecho la diversidad de perfiles enriquece la conversación).

La técnica la podemos resumir brevemente en los siguientes pasos:

• Se organiza una reunión con personal de la organización en la cual se fija un lugar y una duración pero no se especifica ninguna agenda. Lo interesante del Lean Coffe es que la agenda se hace en la misma reunión por consenso, garantizándose que se hablará de los temas en que estén más interesados los asistentes.
• Una vez en la reunión (parece aconsejable acompañados de café) se reparten post-it entre los asistentes y se define un tema general a tratar: "Problemática de la transformación digital actual en la organización", "El role del Product Owner dentro de la organización". Se lleva a cabo una tormenta de ideas en las que cada integrante escribe en post-it los temas que le gustarían abordar en la reunión (problemas específicos encontrados en su día a día, preocupaciones de cómo afrontar determinados aspectos en un futuro, dudas, ...)
• Cuando se ha finalizado la tormenta de ideas se aclaran todos los temas propuestos (se eliminan los duplicados) y cada asistente votará por los temas que le resulten de más interés (podrá utilizar dos votos). Puede poner sus dos votos en el mismo post-it o repartirlos.
• Una vez finalizada la votación podremos improvisar un tablero Kanban con las siguientes columnas: Temas a discutir, Discutiendo, Discutido. En la columna de Temas a discutir pondremos todos los post-it en el orden de la votación.
• Se comienza con el tema más votado y se habla sobre este tema durante 5 minutos, pasado este tiempo el grupo decide a mano alzada si se continúa por otros 2 minutos o si ya da por zanjado el tema pasando al siguiente tema más votado. Se repite este paso hasta que se acaba el tiempo o los temas a tratar.

Lo interesante del Lean Coffee es la conversación generada durante la sesión facilitada por el formato de la reunión. Se hablan de temas que a todos les interesa (los más votados) sin monopolizar un sólo tema, el time-boxing de la reunión facilita que se traten varios temas de interés general.

Es una forma fácil de involucrar a varias personas de una organización en aspectos que, por falta de conocimientos o experiencia, desconocen. A su vez, permite encontrar oportunidades de mejora de las conversaciones llevadas a cabo, por lo que es aconsejable que alguna persona con responsabilidad en la mejora de procesos de la organización pueda estar presente para apuntar ideas y conclusiones.